Etika berinternet dan berkirim email

Tips dan Etika Beremail

Pernahkan Anda menyadari bahwa cara Anda beremail mencerminkan jati diri Anda? Dan pernahkan jugakah Anda menyadari bahwa beremail bukan hanya sekadar mengirim atau membaca email saja?

Pernahkan Anda menyadari bahwa cara Anda beremail mencerminkan jati diri Anda? Dan pernahkan jugakah Anda menyadari bahwa beremail bukan hanya sekadar mengirim atau membaca email saja?

Silahkan ikuti tips-tips menawan berikut ini. Anda bukan saja akan merasakan betapa mudahnya Anda beremail, namun juga akan menemukan bahwa email, bagaimanapun juga, adalah cara berkomunikasi yang paling berguna!

1. Selalu tepat dan to the point

2. Jawab semua pertanyaan dan cobalah supaya tidak ditanya kembali

3. Gunakan gramatik dan pengejaan yang benar plus punktuasi yang nyaman

4. Jadikan email sesuatu yang personal

5. Gunakan template untuk menjawab pertanyaan yang sering ditanyakan

6. Jawab email saat itu juga

7. Jangan lampirkan file yang tidak perlu

8. Gunakan layout yang benar

9. Jangan gunakan fasilitas high priority jika memang tidak perlu

10. Jangan menulis email dengan HURUF BESAR

11. Jangan meninggalkan topik pembicaraan

12. Baca dulu sebelum dikirim

13. Jangan gunakan Reply All jika tidak diperlukan

14. Gunakan kolom Bcc atau gunakan mail merge

15. Hati-hati menggunakan singkatan dan emoticon

16. Hati-hati menggunakan HTML Mail

17. Jangan pernah memforward email berantai, virus atau email bohong (hoax)

18. Jangan mengkopi isi email atau attachment tanpa ijin

19. Jangan gunakan email untuk berdiskusi tentang sesuatu yang rahasia

20. Gunakan subject atau judul secara benar

21. Jangan pernah membalas email SPAM

1. Selalu tepat dan to the point

Jangan menulis email lebih panjang dari yang seharusnya. Ingatlah bahwa membaca email itu lebih tidak mengenakkan mata daripada membaca surat biasa atau majalah. Email yang panjang membuat penerima email menjadi bosan untuk membacanya.
[ keatas ]

2. Jawab semua pertanyaan dan cobalah supaya tidak ditanya kembali

Jika Anda mereply sebuah email, jawablah semua pertanyaan sampai tuntas dan cobalah untuk menerangkan segamblang mungkin sehingga tidak akan lagi timbul pertanyaan. Jika Anda tidak menjawab sampai tuntas, Anda akan mendapatkan pertanyaan yang sama dari pengirim yang sama di kemudian hari. Ini bukan saja membuang-buang waktu Anda, namun juga membuang waktu koresponden Anda. Bayangkan jika koresponden Anda adalah customer atau client Anda; mereka akan kecewa karena Anda tidak dianggap tidak profesional.

Lebih dari itu, Anda harus memiliki insting untuk mereka-reka pertanyaan berikutnya dan segera jawab di email tersebut. Koresponden Anda akan sangat berterima kasih jika Anda bisa melakukan hal itu.
[ keatas ]

3. Gunakan gramatik dan pengejaan yang benar plus punktuasi yang nyaman.

Ini sangat penting sehingga koresponden Anda akan menilai profesionalitas Anda. Email tanpa punktuasi yang nyaman, misalnya dengan kalimat yang sangat panjang tanpa koma atau titik, akan sangat susah dibaca dan dimengerti maknanya.
[ keatas ]

4. Jadikan email sesuatu yang personal

Email yang bersifat personal adalah email yang Anda ketik langsung dan merefleksikan jati diri Anda. Hindari kata-kata atau kalimat yang seolah-olah membuat email Anda adalah email yang otomatis dibuat oleh sistim.
[ keatas ]

5. Gunakan template untuk menjawab pertanyaan yang sering ditanyakan

Beberapa email sering menanyakan pertanyaan yang sama secara berulang-ulang. Untuk itu gunakan template sehingga Anda tidak perlu mengetikkan hal yang sama setiap kali Anda menjawab pertanyaan-pertanyaan tadi. Namun ingat, selalu cek terlebih dahulu sebelum Anda mengirim email. Ini untuk memastikan bahwa Anda menggunakan template yang tepat untuk pertanyaan yang spesifik. Jangan sampai fungsi template membuat Anda malu di akhir jalan.
[ keatas ]

6. Jawab email saat itu juga

Customer Anda mengirim email karena ingin jawaban yang cepat. Jika tidak, mereka akan megirim fax atau surat. Untuk itu, usahakan untuk membalas email saat itu juga, paling lama pada hari dimana Anda menerima email ybs. Jika email membutuhkan jawaban yang lumayan panjang dan waktu Anda tidak mencukupi, silahkan balas dengan kata-kata bahwa Anda akan menjawab secara detail di hari berikutnya karena Anda membutuhkan sedikit waktu ekstra. Jika Anda melakukan hal itu, customer Anda akan menjadi cukup sabar!
[ keatas ]

7. Jangan lampirkan file yang tidak perlu

Jika Anda mengirimkan file berlampiran/attachment yang besar, ini akan membuat koresponden Anda kesal dan marah. Jika memungkinkan, selalu kompres file Anda sebelumnya dengan program seperti WinZip dan jangan sekali-kali mengirim attachment yang tidak dibutuhkan. Lebih jauh lagi, cek dulu file Anda dari virus!
[ keatas ]

8. Gunakan layout yang benar

Karena membaca email lebih tidak nyaman dibandingkan membaca surat dari kertas, maka Anda harus selalu menggunakan layout yang benar. Dalam arti: tambahkan baris kosong di setiap paragraf, hindari penulisan paragraph yang panjang, dan selalu gunakan punktuasi yang wajar. Jika perlu, gunakan penomoran untuk menjelaskan item yang berderet.
[ keatas ]

9. Jangan gunakan fasilitas high priority jika memang tidak perlu

Fasilitas penandaan email sebagai email dengan high priority (biasanya berupa tanda seru warna merah) itu diciptakan untuk email yang memang butuh atensi diatas standar. Jika Anda menggunakannya secara sembarangan, fungsi itu akan kehilangan makna.
[ keatas ]

10. Jangan menulis email dengan HURUF BESAR

Jika Anda menulis email dengan huruf besar, koresponden Anda akan mengartikannya bahwa Anda sedang marah atau berteriak, walaupun mungkin maksud Anda bukan itu. Jika Anda ingin memberi penekanan terhadap salah satu kata, cukup kata yang ingin Anda tekankan yang Anda tulis dengan huruf besar. Jangan seluruh kalimat.
[ keatas ]

11. Jangan meninggalkan topik pembicaraan

Jika Anda membalas atau mereply sebuah email, Anda harus selalu menyertakan isi original email yang Anda balas. Gunakan tombol Reply, jangan gunakan tombol New Mail. Jika memang dibutuhkan, Anda bisa menghapus beberapa bagian dari email yang Anda balas supaya tidak membuat email membengkak menjadi besar. Namun perlu Anda fikirkan juga bahwa jika Anda menghapus beberapa bagian email tsb sehingga email terkesan menjadi terpotong-potong, koresponden Anda akan pusing karena dia harus mengecek dan mengingat kembali apa isi email yang dikirimkannya.
[ keatas ]

12. Baca dulu sebelum dikirim

Kadangkala, ada beberapa item yang ingin Anda edit atau juga beberapa hal yang ingin Anda sisipkan di email yang akan Anda kirim. Jika Anda membaca email secara keseluruhan terlebih dahulu, ini memungkinkan Anda untuk melakukan koreksi seperlunya. Termasuk penggunaan gramatik atau ejaan yang benar.
[ keatas ]

13. Jangan gunakan Reply All jika tidak diperlukan

Hanya gunakan Reply to All jika memang Anda ingin pesan Anda terbaca oleh semua koresponden yang ada dalam daftar Reply
[ keatas ]

14. Gunakan kolom Bcc atau gunakan mail merge

Jika Anda ingin mengirim email ke banyak koresponden sekaligus, Anda biasanya memasukkan alamat email banyak ke dalam kolom To. Ini sebenarnya tidak bagus karena (1) koresponden Anda jadi tahu bahwa Anda mengirim email yang sama persis ke banyak koresponden sekaligus, dan (2) Anda mempublikasikan alamat email seseorang kepada orang lain tanpa ijin dari orang ybs. Untuk menghindari hal itu, masukkan semua alamat email di Bcc. Akan lebih bagus lagi jika Anda menggunakan mail merge (dengan syarat program email Anda memungkinkan), karena dengan demikian email yang Anda kirim seolah-olah langsung ke satu koresponden saja.
[ keatas ]

15. Hati-hati menggunakan singkatan dan emoticon

Untuk email bisnis, hindari penggunaan kata-kata singkatan seperti BTW (By The Way) atau IMHO (In My Humble Opinion). Hal ini karena belum tentu koresponden Anda mengerti apa makna singkatan tersebut. Juga pemakaian emoticon atau smiley seperti ini :-).
[ keatas ]

16. Hati-hati menggunakan HTML Mail

Jika Anda mengirimkan email dalam format Rich Text atau HTML mail, kadangkala koresponden Anda tidak bsia menampilkannya dengan benar. Jika ini yang terjadi, akan memberi kesan yang sangat buruk bagi Anda. Untuk itu selalu pastikan bahwa koresponden Anda bisa membaca dan menerima HTML email.
[ keatas ]

17. Jangan pernah memforward email berantai, virus atau email bohong (hoax)

Jangan pernah percaya dengan email berantai. Jika Anda menerimanya, segera hapus saja dari Inbox Anda. Hampir 100% email berantai adalah email tipuan atau hoax yang dikirim oleh orang yang iseng saja.
[ keatas ]

18. Jangan mengkopi isi email atau attachment tanpa ijin

Jangan mengkopi isi email atau attachment milik orang lain tanpa ijin dari ybs. Jika ini Anda lakukan, ada kemungkinan Anda akan menghadapi tuntutan pengadilan.
[ keatas ]

19. Jangan gunakan email untuk berdiskusi tentang sesuatu yang rahasia

Bayangkan jika ini terjadi dan koresponden Anda, sengaja atau tidak, memforwardkannya ke orang lain tanpa sepengetahuan Anda!
[ keatas ]

20. Gunakan subject atau judul secara benar

Selalu gunakan judul yang sesuai dengan isi email Anda. Jangan pernah menggunakan judul yang hanya satu kata saja karena itu samasekali tidak memberikan penjelasan apapun juga.
[ keatas ]

21. Jangan pernah membalas email SPAM

Jika Anda membalas email SPAM, apapun juga itu balasan Anda, akan membuat pengirim SPAM tahu bahwa email Anda adalah email yang aktif. Ini akan membuat Anda semakin banyak menerima SPAM
[ keatas ]